ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Consiste en establecer secuencias naturales cronológicas o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidas en la clasificación.

Cuando se realiza adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y en seguida la ordenación da como resultado la organización.

ORGANIZACIÓN= CLASIFICACIÓN +  ORDENACIÓN + DESCRIPCIÓN


PROCESO DE ORDENACIÓN

Proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos, la ordenación determina que documento va primero y cuales van después  es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente, según las exigencias del asunto en cuestión o según las etapas por las que va pasando el trámite.

El Principio de Orden Original se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN

Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales,se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos.

EL EXPEDIENTE

es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites.

DEPURACIÓN

Consiste en la destrucción organizada de: elementos metálicos  formatos en blanco, documentos de apoyo, copias idénticas y las colillas de los fax.

FOLIACIÓN

Es el acto de numerar las hojas con su debido numero consecutivo, la foliación nos permite controlar la cantidad y calidad de los documentos.

ROTULACIÓN

Se realizara sobre la solapa en la esquina superior derecha con los siguientes datos: fondo, sección, serie, N° de folio, N° de carpeta y N° de caja.

Rotulación de carpetas

Rotulación de cajas