CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

      Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. 

 

- CLASIFICACIÓN DE FONDOS

- CLASIFICACIÓN DE SECCIONES Y SUBSECCIONES

- CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES

FONDO: Entidad

FONDO DOCUMENTAL: Hace referencia al conjunto de documentos generados o recibidos en una entidad.

• FONDO ABIERTO:      Documentos en gestión.
• FONDO CERRADO:     Documentos en supresión o privatizados.
• FONDO ACUMULADO: Documentos que no tienen política archivista.

SECCIONES Y SUBSECCIONES: Están conformados por documentos agrupados por series y subseries documentales.

SECCIÓN:       Dependencias. 

SUBSECCIÓN: Grupos de trabajo de la dependencia.

SERIE: Son los documentos producidos de acuerdo a las funciones de la dependencia.

SUBSERIE: Están conformadas por unidades documentales simples y complejas, cada unidad documental esta conformada por tipos documentales.

ESTRUCTURA ORGÁNICO-FUNCIONAL DE UNA EMPRESA

CODIFICACIÓN: Es la numeración que se le asigna a cada dependencia para la identificación de la documentación.

MANUAL DE FUNCIONES: Determina las series que corresponden a cada agrupación documental en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia; teniendo en cuenta este manual se procede a la elaboración del cuadro de clasificación.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las funciones y atribuciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos.

EJEMPLO:

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.