Consiste en establecer secuencias naturales cronológicas o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidas en la clasificación.
Cuando se realiza adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y en seguida la ordenación da como resultado la organización.
ORGANIZACIÓN= CLASIFICACIÓN + ORDENACIÓN + DESCRIPCIÓN
PROCESO DE ORDENACIÓN
Proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos, la ordenación determina que documento va primero y cuales van después es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente, según las exigencias del asunto en cuestión o según las etapas por las que va pasando el trámite.
El Principio de Orden Original se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental.
SISTEMAS DE ORDENACIÓN
Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales,se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos.
EL EXPEDIENTE
es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites.
DEPURACIÓN
Consiste en la destrucción organizada de: elementos metálicos formatos en blanco, documentos de apoyo, copias idénticas y las colillas de los fax.
FOLIACIÓN
Es el acto de numerar las hojas con su debido numero consecutivo, la foliación nos permite controlar la cantidad y calidad de los documentos.
ROTULACIÓN
Se realizara sobre la solapa en la esquina superior derecha con los siguientes datos: fondo, sección, serie, N° de folio, N° de carpeta y N° de caja.
Rotulación de carpetas
Rotulación de cajas
